6. ตัวอย่างการจัดการเอกสารรายวัน

 

ในแต่ละวัน เมื่อมีการขายสินค้าและบริการ บริษัทควรมีการจัดเก็บเอกสารให้เป็นระบบ เพื่อให้สามารถสรุปยอดขายและค่าใช้จ่ายได้อย่างสะดวกในช่วงสิ้นเดือน

 

• การจัดการรายวัน:

  • จัดเก็บใบกำกับภาษีขายทุกครั้งที่มีการออกใบกำกับภาษี

  • รวบรวมใบกำกับภาษีซื้อที่ได้รับจากการซื้อสินค้าและบริการในแต่ละวัน

  • ทุกสิ้นวัน ควรสรุปยอดขายและค่าใช้จ่ายประจำวันเพื่อใช้ในการจัดทำรายงานประจำเดือน

• ตัวอย่างการทำงานรายวัน:

  • หากบริษัทขายสินค้า 10 รายการในวันที่ 15 กันยายน ควรจัดเก็บใบกำกับภาษีขายทั้งหมดในแฟ้มที่เรียงตามลำดับวัน และหากมีการซื้อสินค้า ควรเก็บใบกำกับภาษีซื้อให้ครบถ้วน เพื่อความสะดวกในการตรวจสอบและสรุปรายงานในสิ้นเดือน

 

การจัดเตรียมเอกสารสำหรับฝ่ายบัญชีในแต่ละเดือน

 

การจัดเตรียมเอกสารทั้งหมดให้ฝ่ายบัญชีทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพนั้นจำเป็นต้องมีการรวบรวมและจัดเก็บเอกสารที่เกี่ยวข้องให้ครบถ้วน การเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบจะช่วยลดความเสี่ยงในการเกิดข้อผิดพลาด และช่วยให้ฝ่ายบัญชีสามารถยื่นภาษีได้อย่างถูกต้องและทันเวลา

​

การปิดงบประจำปี 

​

การปิดงบประจำปีเป็นขั้นตอนสำคัญที่ทุกบริษัทต้องดำเนินการเพื่อสรุปผลการดำเนินงานทางการเงินในแต่ละปีและยื่นรายงานให้กับกรมสรรพากร รวมถึงใช้ในการวางแผนธุรกิจในปีถัดไป ดังนั้น การจัดการการปิดงบประจำปีที่ดีจะช่วยให้ธุรกิจดำเนินไปได้อย่างราบรื่น และป้องกันปัญหาทางกฎหมายที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต

 

6.1 กระบวนการปิดงบประจำปี

 

ในสิ้นปี ทุกบริษัทต้องรวบรวมเอกสารทางการเงินทั้งหมดและส่งมอบให้ผู้ทำบัญชีเพื่อดำเนินการปิดงบการเงินอย่างเป็นทางการ โดยเอกสารเหล่านี้จะถูกใช้เพื่อสร้างรายงานการเงินประจำปี (Financial Statements) ซึ่งประกอบด้วย:

 

• งบดุล (Balance Sheet): แสดงสถานะการเงินของบริษัท ณ วันสิ้นปี

  • ตัวอย่าง: หากบริษัท 'วิกกี้อำพันพม่า' มีสินทรัพย์ที่เป็นสินค้าคงเหลือและอุปกรณ์การทำงาน รวมมูลค่า 5 ล้านบาท จะต้องระบุในงบดุลนี้ เพื่อแสดงให้เห็นว่าบริษัทมีสินทรัพย์และหนี้สินอะไรบ้างในวันที่สิ้นสุดปี

• งบกำไรขาดทุน (Income Statement): แสดงรายได้และค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในปีนั้น

  • ตัวอย่าง: ถ้าบริษัทมียอดขายจากอำพันและอัญมณีรวมมูลค่า 10 ล้านบาท และมีค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานรวม 7 ล้านบาท งบกำไรขาดทุนจะสรุปว่าบริษัทมีกำไรสุทธิ 3 ล้านบาท

• งบกระแสเงินสด (Cash Flow Statement): แสดงการไหลเวียนของเงินสดในธุรกิจ ทั้งเงินสดที่ได้รับและเงินสดที่จ่ายออกไป

  • ตัวอย่าง: หากบริษัทได้รับเงินจากลูกค้าจำนวน 8 ล้านบาทในปีนั้น และมีการจ่ายเงินสดสำหรับซื้อวัสดุ 4 ล้านบาท งบกระแสเงินสดจะระบุการไหลเวียนของเงินสดในแต่ละส่วนเพื่อแสดงการเคลื่อนไหวทางการเงิน

 

6.2 การเตรียมและจัดเก็บเอกสาร

 

เพื่อให้การปิดงบประจำปีเป็นไปอย่างราบรื่น การเก็บรักษาเอกสารทางการเงินอย่างเป็นระบบตลอดทั้งปีเป็นสิ่งสำคัญมาก นี่คือขั้นตอนและเคล็ดลับที่จะช่วยในการจัดการเอกสารเพื่อปิดงบ:

 

• จัดประเภทเอกสารแยกกัน: การเก็บเอกสารทางการเงินต้องมีการจัดเก็บอย่างเป็นระเบียบ โดยแยกประเภทเอกสารแต่ละประเภท เช่น ใบกำกับภาษีขาย, ใบกำกับภาษีซื้อ, ใบเสร็จรับเงิน, และใบแจ้งหนี้ โดยแยกเอกสารที่มี VAT จากเอกสารที่ไม่มี VAT เพื่อความชัดเจน

  • ตัวอย่าง: หากบริษัท 'วิกกี้อำพันพม่า' ขายสร้อยคออำพันให้ลูกค้าในเดือนมีนาคม คุณควรจัดเก็บใบกำกับภาษีที่ออกในเดือนนั้นไว้ในแฟ้มสำหรับใบกำกับภาษีขายเดือนมีนาคม และต้องแยกเก็บใบกำกับภาษีซื้อที่เกิดขึ้นในเดือนเดียวกันไว้ในแฟ้มใบกำกับภาษีซื้อ

• จัดเรียงตามวันที่และหมายเลข: การจัดเรียงเอกสารตามลำดับวันที่และหมายเลขใบกำกับภาษีจะช่วยให้ค้นหาได้ง่ายในกรณีที่ต้องตรวจสอบภาษีหรือทำการสรุปบัญชี

  • ตัวอย่าง: หากคุณมีใบกำกับภาษีขายสำหรับเดือนมกราคม ควรจัดเรียงเอกสารตามวันที่ที่ออกใบกำกับ เช่น วันที่ 1, 5, 10, และ 15 ของเดือน เพื่อให้สามารถตรวจสอบและคำนวณยอดขายได้รวดเร็ว

• ใช้ซอฟต์แวร์บัญชีช่วยในการจัดเก็บข้อมูล: การใช้ซอฟต์แวร์บัญชีเช่น QuickBooks หรือ Xero จะช่วยให้คุณจัดการข้อมูลการเงินได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยระบบสามารถจัดเก็บเอกสารเป็นดิจิทัล และยังช่วยคำนวณและทำรายงานทางการเงินให้ถูกต้อง

  • ตัวอย่าง: เมื่อบริษัททำการขายสินค้า ซอฟต์แวร์บัญชีสามารถบันทึกรายการขายและออกใบกำกับภาษีให้โดยอัตโนมัติ ทำให้การบันทึกข้อมูลและการคำนวณภาษีไม่ต้องทำด้วยมือ ซึ่งลดโอกาสเกิดความผิดพลาด

 

6.3 การตรวจสอบและตรวจทานข้อมูลก่อนส่งปิดงบ

 

ก่อนที่จะส่งเอกสารทั้งหมดให้ผู้ทำบัญชีหรือผู้สอบบัญชี ควรตรวจสอบข้อมูลทางการเงินให้ครบถ้วน เพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีการขาดตกบกพร่อง เช่น:

 

• ตรวจสอบยอดคงเหลือของบัญชี: ตรวจสอบว่ายอดคงเหลือของสินทรัพย์ หนี้สิน รายได้ และค่าใช้จ่ายตรงตามที่บันทึกไว้หรือไม่ และยอดคงเหลือเหล่านี้ต้องตรงกับยอดในใบแจ้งยอดธนาคาร

  • ตัวอย่าง: หากบัญชีธนาคารแสดงว่ายอดคงเหลือในสิ้นปีคือ 2 ล้านบาท คุณต้องตรวจสอบว่ายอดนี้ตรงกับยอดคงเหลือในงบกระแสเงินสดหรือไม่

• ทบทวนการคำนวณภาษี: การคำนวณภาษี เช่น ภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) และภาษีรายได้ ต้องตรวจสอบว่าได้คำนวณถูกต้องตามกฎหมายหรือไม่ โดยคำนึงถึงอัตราภาษีที่เปลี่ยนแปลงและค่าใช้จ่ายที่สามารถหักลดหย่อนได้

  • ตัวอย่าง: หากคุณมีภาษีขายรวมทั้งปีเป็นเงิน 1 ล้านบาท และภาษีซื้อตลอดปีเป็น 200,000 บาท คุณจะต้องชำระภาษีส่วนต่าง 800,000 บาท ดังนั้น ต้องแน่ใจว่าการคำนวณเหล่านี้ถูกต้องและพร้อมยื่นต่อกรมสรรพากร

 

6.4 การเตรียมพร้อมสำหรับการตรวจสอบภาษี

 

การจัดเตรียมเอกสารและการทำบัญชีอย่างถูกต้องเป็นการป้องกันความเสี่ยงจากการถูกตรวจสอบภาษีจากกรมสรรพากร เอกสารทุกชิ้นที่เกี่ยวข้องกับการทำธุรกรรมต้องจัดเก็บไว้เพื่อแสดงเป็นหลักฐานหากมีการเรียกตรวจสอบ:

 

• เก็บรักษาเอกสารนาน 5 ปี: กรมสรรพากรกำหนดให้ธุรกิจเก็บเอกสารการเงินและภาษีไว้อย่างน้อย 5 ปี ดังนั้น คุณต้องแน่ใจว่าเอกสารทั้งหมดถูกจัดเก็บอย่างปลอดภัย และสามารถค้นหาได้เมื่อจำเป็น

  • ตัวอย่าง: หากบริษัท 'วิกกี้อำพันพม่า' ถูกเรียกตรวจสอบในปี 2567 คุณต้องสามารถนำเอกสารการขายและการซื้อในปี 2562-2567 ออกมาแสดงได้อย่างครบถ้วน

• ตรวจสอบความถูกต้องและความครบถ้วนของเอกสาร: ทุกเอกสารควรมีข้อมูลที่ถูกต้องครบถ้วน เช่น ชื่อบริษัท ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี หมายเลขใบกำกับภาษี วันที่ และรายละเอียดสินค้า

  • ตัวอย่าง: หากมีใบกำกับภาษีที่ขาดข้อมูลสำคัญ เช่น เลขประจำตัวผู้เสียภาษี การขอคืนภาษีอาจถูกปฏิเสธหรือถูกกรมสรรพากรตรวจสอบย้อนหลังได้

 

6.5 ความสำคัญของการมีผู้ทำบัญชีที่เชี่ยวชาญ

 

การมีผู้ทำบัญชีหรือผู้สอบบัญชีที่มีประสบการณ์และเชี่ยวชาญเป็นสิ่งที่สำคัญอย่างยิ่ง โดยเฉพาะเมื่อบริษัทมีรายได้และค่าใช้จ่ายจำนวนมาก ผู้ทำบัญชีจะช่วยให้การปิดงบประจำปีเป็นไปอย่างราบรื่นและถูกต้องตามกฎหมาย นอกจากนี้ ยังสามารถให้คำแนะนำเกี่ยวกับการวางแผนภาษีและการจัดการทางการเงินในปีถัดไป:

 

• เลือกผู้ทำบัญชีที่เข้าใจในอุตสาหกรรมของคุณ: ผู้ทำบัญชีที่เข้าใจธุรกิจอัญมณีและอำพันจะสามารถช่วยวางแผนภาษีและการจัดการเอกสารที่เหมาะสมกับธุรกิจของคุณได้ดีกว่า

  • ตัวอย่าง: หากผู้ทำบัญชีของคุณมีประสบการณ์ในการจัดการธุรกิจการขายอัญมณีและสินค้าฟุ่มเฟือย เขาอาจช่วยให้คุณได้รับการลดหย่อนภาษีจากต้นทุนการนำเข้าสินค้าหรือค่าใช้จ่ายในการจัดแสดงสินค้าได้

​

​

​

[Previous]     [BACK]     [Next]

​

​