5. การเตรียมเอกสารสำหรับฝ่ายบัญชีในแต่ละเดือน

 

การเตรียมเอกสารสำหรับฝ่ายบัญชีอย่างถูกต้องและครบถ้วนในแต่ละเดือนเป็นหนึ่งในขั้นตอนที่สำคัญอย่างยิ่งต่อการจัดการด้านการเงินและภาษีของบริษัทให้เป็นระบบ เพื่อให้ฝ่ายบัญชีสามารถยื่นภาษีและรายงานได้อย่างถูกต้องตามกฎหมาย การจัดการเอกสารที่ดีช่วยลดความเสี่ยงในการเกิดข้อผิดพลาด และช่วยให้การตรวจสอบทางบัญชีเป็นไปอย่างราบรื่น

 

1. ใบกำกับภาษีขาย

 

ใบกำกับภาษีขายคือเอกสารสำคัญที่แสดงถึงรายได้ของบริษัทที่เกิดจากการขายสินค้าและบริการ รวมถึงการเรียกเก็บ VAT จากลูกค้า การจัดการใบกำกับภาษีขายให้เป็นระบบนั้นมีความสำคัญต่อการคำนวณภาษีและการยื่น VAT ในแต่ละเดือน

 

• ขั้นตอนการจัดเก็บใบกำกับภาษีขาย:

  • เมื่อมีการขายสินค้าและออกใบกำกับภาษี ควรจัดเก็บใบกำกับภาษีเหล่านี้ตามลำดับวันที่ เพื่อความสะดวกในการตรวจสอบและยื่นภาษี

  • แยกแฟ้มเก็บใบกำกับภาษีขายของแต่ละเดือน โดยใช้หมายเลขใบกำกับภาษีเป็นตัวระบุอย่างชัดเจน

  • ตัวอย่าง: หากเดือนกันยายน บริษัทมีการออกใบกำกับภาษีทั้งหมด 20 ฉบับ ควรจัดเก็บเอกสารเหล่านี้เรียงตามลำดับวันที่ตั้งแต่วันที่ 1 ถึง 30 กันยายน เพื่อให้ฝ่ายบัญชีสามารถสรุปรายได้และภาษีได้อย่างถูกต้อง

 

• ตัวอย่าง:

  • หากบริษัท 'วิกกี้อำพันพม่า' มีการขายสินค้าจำนวน 5 รายการในวันเดียวกัน ควรออกใบกำกับภาษีแยกแต่ละรายการและจัดเก็บเอกสารตามลำดับวันที่ออกใบ เพื่อให้ฝ่ายบัญชีสามารถรวบรวมและคำนวณยอดขายและ VAT ได้ง่ายขึ้น

 

2. ใบกำกับภาษีซื้อ

 

ใบกำกับภาษีซื้อคือเอกสารที่บ่งบอกถึงค่าใช้จ่ายที่บริษัทได้จ่ายไปในการซื้อสินค้าและบริการต่าง ๆ ซึ่งสามารถใช้ในการหักลดภาษีขายได้ตามกฎหมาย การจัดเก็บใบกำกับภาษีซื้อที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจอย่างครบถ้วนและถูกต้องจะช่วยให้บริษัทสามารถลดภาระภาษีที่ต้องจ่ายได้

 

• ขั้นตอนการจัดเก็บใบกำกับภาษีซื้อ:

  • เมื่อมีการซื้อสินค้าหรือบริการที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ ควรขอใบกำกับภาษีจากผู้ขายทุกครั้ง

  • จัดเก็บใบกำกับภาษีซื้อไว้ในแฟ้มแยกต่างหากตามลำดับวันที่และประเภทของการใช้จ่าย

  • ตรวจสอบความถูกต้องของใบกำกับภาษีให้ตรงตามข้อกำหนดของกรมสรรพากร เช่น การระบุเลขที่ผู้เสียภาษี รายละเอียดสินค้า และ VAT

 

• ตัวอย่าง:

  • หากบริษัทซื้ออุปกรณ์สำนักงานในวันที่ 5 กันยายน ในราคา 50,000 บาท รวม VAT 7% (3,500 บาท) บริษัทจะได้รับใบกำกับภาษีซื้อจากผู้ขาย ควรจัดเก็บใบกำกับภาษีนี้ไว้เพื่อนำมาหักลดกับภาษีขายของเดือนกันยายน

 

3. รายงานยอดขาย

 

การจัดทำรายงานยอดขายเป็นส่วนสำคัญในการสรุปรายได้ของบริษัทในแต่ละเดือน รวมถึงการคำนวณภาษีที่ต้องชำระ รายงานยอดขายควรรวมถึงยอดขายทั้งหมดที่เกิดขึ้นในเดือนนั้น และ VAT ที่ได้เรียกเก็บจากลูกค้า รายงานนี้จะใช้ในการคำนวณภาษีขายที่ต้องชำระให้กรมสรรพากร

 

• วิธีการจัดทำรายงานยอดขาย:

  • รวบรวมใบกำกับภาษีขายทั้งหมดที่ออกในเดือนนั้น

  • สรุปยอดขายทั้งหมดและ VAT ที่เรียกเก็บ

  • จัดทำรายงานเป็นเอกสารสรุปที่ระบุยอดขายรวมและ VAT ที่ต้องจ่าย

 

• ตัวอย่าง:

  • ในเดือนกันยายน บริษัทขายสินค้าทั้งหมด 100 รายการ มียอดขายรวม 1,000,000 บาท และ VAT ที่เรียกเก็บจากลูกค้า 70,000 บาท ฝ่ายบัญชีจะใช้ข้อมูลเหล่านี้ในการสรุปยอดขายและ VAT เพื่อยื่นภาษีให้กรมสรรพากร

 

4. รายงานค่าใช้จ่าย

 

รายงานค่าใช้จ่ายเป็นเอกสารที่สรุปค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นการซื้อสินค้า วัสดุอุปกรณ์ หรือการชำระค่าบริการต่าง ๆ รายงานนี้มีความสำคัญเพราะจะช่วยให้ฝ่ายบัญชีสามารถคำนวณภาษีซื้อและการหักลดภาษีได้อย่างถูกต้อง

 

• ขั้นตอนการจัดทำรายงานค่าใช้จ่าย:

  • รวบรวมใบกำกับภาษีซื้อที่เกี่ยวข้องกับค่าใช้จ่ายในธุรกิจ

  • จัดทำรายงานสรุปค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในแต่ละเดือน

  • ระบุจำนวน VAT ที่ได้ชำระในรายงานค่าใช้จ่ายเพื่อใช้ในการหักลบภาษีขาย

 

• ตัวอย่าง:

  • บริษัทซื้อวัสดุทำสร้อยอำพันและอุปกรณ์อื่น ๆ ในเดือนกันยายนเป็นจำนวนเงิน 500,000 บาท รวม VAT 7% (35,000 บาท) รายงานค่าใช้จ่ายจะแสดงข้อมูลค่าใช้จ่ายรวมและ VAT ที่บริษัทจ่ายไป ซึ่งจะใช้ในการหักลบจาก VAT ที่บริษัทต้องจ่าย

 

5. การจัดทำรายงานสรุปยอดขายและค่าใช้จ่ายประจำเดือน

 

ทุกสิ้นเดือน บริษัทควรจัดทำรายงานสรุปยอดขายและค่าใช้จ่ายทั้งหมดในเดือนนั้น รายงานนี้จะใช้ในการคำนวณภาษีที่ต้องจ่ายและเป็นเอกสารประกอบการยื่นภาษีต่อกรมสรรพากร การจัดทำรายงานอย่างเป็นระบบและมีความชัดเจนจะช่วยให้ฝ่ายบัญชีสามารถจัดการเอกสารและยื่นภาษีได้อย่างมีประสิทธิภาพ

 

• วิธีการจัดทำรายงานสรุป:

  • รวบรวมใบกำกับภาษีขายและใบกำกับภาษีซื้อทั้งหมดในเดือนนั้น

  • สรุปยอดขายและ VAT ที่เรียกเก็บจากลูกค้า

  • สรุปค่าใช้จ่ายและ VAT ที่จ่ายไป

  • จัดทำรายงานสรุปที่ระบุข้อมูลยอดขาย ค่าใช้จ่าย และ VAT ที่ต้องชำระหรือขอคืน

 

• ตัวอย่างการจัดทำรายงาน:

  • ในเดือนกันยายน บริษัทมีการขายสินค้า 1,000,000 บาท และจ่ายค่าใช้จ่ายในการซื้อสินค้าทั้งหมด 500,000 บาท รายงานสรุปจะแสดงยอด VAT ที่เรียกเก็บ 70,000 บาท และ VAT ที่จ่ายไป 35,000 บาท ซึ่งฝ่ายบัญชีจะใช้ในการคำนวณภาษีที่ต้องชำระ (70,000 - 35,000 = 35,000 บาท)

​

​

​

​

[Previous]     [BACK]     [Next]